Специалисты ЛАНИТ закончили первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs для казенного учреждения «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Было закуплено 60 лицензий.

Деятельность Управления автомобильных дорог Республики Карелия включает в себя организацию работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, насчитывающего почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, проведенных через 550 мостов и путепроводов. В Управлении работают 125 человек, и десять из них — дистанционно.

Сотрудники Управления ежедневно сталкиваются с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. Весь процесс работы с документами происходил на бумаге, до недавнего времени в компании не была внедрена система электронного документооборота.

Поводом для изменений стало то, что на фоне роста интенсивности документооборота возросли риски, связанные со срывом сроков исполнения важных документов, и общим ухудшением управления деятельностью организации. Для решения этой проблемы Управтодор Карелии остановил выбор на одной из ведущих российских СЭД —   системе LanDocs.

Благодаря переходу на электронный формат документооборота появилась возможность сквозного контроля выполнения задач, что позволило руководителю наблюдать полную картину состояния происходящих в организации процессов. Кроме того, внедрение системы обеспечило контроль сотрудников, работающих в удаленном формате.

По словам Александра Кошкина, руководителя ИТ, Управтодор Карелии, в настоящее время систему активно применяют в работе заместители руководителя, специалисты по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах, а также сотрудники, работающие удаленно. Внедрение системы LanDocs повышает эффективность выполнения профессиональных задач, помогает планировать рабочее время, следить за приближением контрольных сроков и в нужное время выполнять поставленные задачи. «Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — заключил Александр Кошкин.

В ближайших планах Управтодора Карелии увеличение числа пользователей LanDocs еще на 30 человек, а также предоставление доступа к веб-клиенту СЭД с мобильных устройств и добавление в контур электронного документооборота тех видов бумаг, которые не попали в первый этап.